IRM portalDoc | Портал документационного управления

IRM portalDoc – система ECM-класса, разработанная для представителей среднего и крупного бизнеса. Позволяет полностью перевести в электронный вид административный документооборот и автоматизировать бизнес-процессы любого характера. Обеспечивает информационную прозрачность всех действий – в т.ч. работу с договорами, конкурсами, проектное управление. Реализована функция мобильного клиента и электронной цифровой подписи. Внедрение системы позволяет упорядочить работу с большими массивами данных, повысить скорость принятия управленческих решений, свести к минимуму коррупционные риски.

Функциональность

Административный документооборот

  • Регистрация документов.
  • Работа с поручениями.
  • Контроль исполнительской дисциплины.

Управление совещаниями и протоколами

  • Организация и подготовка периодических и оперативных совещаний.
  • Формирование повесток совещаний, сбор материалов по вопросам.
  • Согласование проектов решений, формирование протоколов.
  • Формирование поручений исполнителям.
  • Привязка повесток, протоколов совещаний, материалов к совещанию по одной тематике.
  • Рассылка уведомлений о событиях, связанных с подготовкой и проведением совещаний.
  • Сбор отчетов об исполнении поручений.
  • Контроль сроков исполнения поручений.
  • Отображение событий в личном календаре пользователей.

Управление проектами

  • Формирование проектной библиотеки.
  • Формирование структуры команды и участников проекта.
  • Обеспечение доступа к проектам и документам в соответствии с ролями участников проекта.
  • Обеспечение привязки поручений, процессов и административных документов к проекту.
  • Ведение календарных графиков работ по проекту.
  • Автоматическое информирование по электронной почте о ключевых событиях по проекту.

Ведение корпоративных документов

  • Управление структурой библиотеки корпоративных документов.
  • Поддержка версионности документов.
  • Регламентированный доступ к документам.

Реестр контрагентов

  • Формирование реестра контрагентов.
  • Ведение истории договорных отношений.
  • Присвоение статуса надежности контрагента.
  • Установление связей с различными документами и проектами.

Реестр объектов управления

  • Формирование реестра объектов управления.
  • Формирование паспорта объекта управления.
  • Отображение объектов управления на картографическом фоне – как участков территории, так и отдельных сооружений (жилой дом, гараж, элеватор).
  • Отображение основной атрибутивной информации по объекту управления.

Проведение конкурсных процедур

  • Формирование плана проведения конкурсных процедур.
  • Формирование и согласование пакета документов на конкурсы.
  • Работа с обращениями по конкурсу.
  • Документирование конкурсных процедур на стадии рассмотрения и принятия решений.
  • Подготовка и согласование контрактов по результатам конкурсов.

Управление договорами

  • Подготовка проекта договора.
  • Согласование и визирование.
  • Подписание договора – в т.ч. в электронном виде.
  • Подготовка и согласование дополнительных соглашений.
  • Актирование выполненных работ.
  • Мониторинг оплаты.

Ведение архива

  • Ведение архива в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
  • Формирование архивных дел.
  • Потоковое сканирование.
  • Учет выдачи дел во временное пользование.
  • Формирование и печать описей дел и актов о выделении дел к уничтожению или передача в вышестоящий архив (Главархив).
  • Учет мест хранения архивных дел.

Управление бизнес-процессами

  • Графическое формирование шаблонов процессов.
  • Управление выполнением процесса.
  • Графическое представление хода исполнения процесса.
  • Автоматизированное создание документов в ходе исполнения процесса.
  • Запуск подпроцессов.

Преимущества

Функциональная масштабируемость

  • Наращивание функционала системы в соответствии с потребностями организации.
  • Развитие системы по мере увеличения количества рабочих мест.
  • Ввод в действие системы на неограниченном числе подразделений.

Гибкость

  • Простота установки.
  • Оперативное управление функциональными возомжностями системы за счет переключения настроек.
  • Настройка экранных форм на уровне администратора.
 

Открытость

  • Возможность интеграции с электронной почтой, электронным факсом.
  • Широкие возможности интеграции с информационными системами на основе современных открытых стандартов, включая ERP, 1C, ГИС и CAD-системы.

Защита и надежность данных

  • Многоуровневое администрирование прав доступа.
  • Создание и проверка электронной цифровой подписи.
  • Защищенные протоколы передачи данных.
  • Сертифицированные средства криптографической защиты.
  • Современные методы аутентификации.
  • Автоматическое восстановление работоспособности системы.
  • Резервное копирование данных.
  • Удаленный мониторинг и сопровождение.

Результаты внедрения

  • Создание единого информационного пространства внутри организации и с контрагентами.
  • Упорядочивание и сохранность больших массивов информации.
  • Защита и безопасность хранения данных.
  • Возможность работать в системе с мобильных устройств.
  • Организация юридически значимого документооборота как внутри организации, так и с контрагентами – с применением электронно-цифровой подписи.
  • Повышение производительности труда и контроля исполнительской дисциплины.
  • Прозрачность всех бизнес-процессов.

Технические требования

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

  • Oracle Database 10g, Express Edition 11g

СЕРВЕРА ПРИЛОЖЕНИЙ

  • Tomcat 7
  • OracleAS, Oracle Containers for J2EE 10g (OC4J)