IRM classicDoc | Автоматизации документооборота и делопроизводства

IRM classicDoc – коробочный продукт, позволяющий быстро автоматизировать документооборот в государственных учреждениях и малом бизнесе. Это классическая электронная канцелярия, которая охватывает стандартный функционал делопроизводства и документооборота в Российской Федерации. IRM classicDoc в вашей организации – это: минимум финансовых затрат, оперативное внедрение, легкая адаптация, обучение сотрудников и техническая поддержка, а также возможность удаленной установки программы.

Автоматизация делопроизводства является необходимым условием для ведения бизнеса. С одной стороны, внедрение автоматизации процессов делопроизводства продиктовано реалиями рынка. С другой – во многих сферах переход с бумажного документооборота на электронный все чаще закрепляется на законодательном уровне.

Электронная канцелярия IRM classicDoc разработана для автоматизации функций федеральных и муниципальных органов власти, крупных коммерческих и общественных организаций с иерархической структурой управления. Также используется для перевода государственных услуг в электронный вид.

Функциональность

Регистрация документов

  • Регистрация в соответствии с номенклатурой дел всех видов корреспонденции, включая протоколы, распорядительные документы, служебную переписку, обращения и прием граждан.
  • Настраиваемая структура регистрационного номера.
  • Многоуровневый тематический рубрикатор.
  • Формирование "Папки по вопросу".
  • Сканирование документов, в т.ч. потоковое сканирование с использованием штрих-кода.
  • Использование электронно-цифровой подписи.

Работа с поручениями

  • Подготовка проекта резолюции по документу.
  • Создание резолюций с блоками поручений различным исполнителям и "Для сведения".
  • Формирование и печать текстов резолюций в соответствии с установленными шаблонами.
  • Автоматическое формирование и отправка поручений исполнителям после утверждения резолюции руководителем.
  • Создание поручения во исполнение выданного поручения.
  • Создание отчета о выполнении поручения.
  • Отображение индивидуального списка полученных/выданных поручений и полученных по ним отчетов.

Контроль исполнительской дисциплины

  • Организация контроля исполнения распорядительных документов и протоколов – как в целом, так и по отдельным пунктам.
  • Автоматическая установка контрольных сроков рассмотрения документов в соответствии с законодательством.
  • Формирование, печать и рассылка исполнителям (в т.ч. по электронной почте) уведомлений и напоминаний о неисполненных, просроченных поручениях.
  • Выделение в списках контрольных поручений.
  • Создание различных отчетов (в т.ч. для вышестоящих структур) по исполнительской дисциплине за период: по исполнителям, контролерам, тематическим рубрикам, видам документов и т.д.

Поиск документов

  • Поиск документов по любому набору реквизитов, контекстный поиск документов.
  • Поиск "Папок по вопросу".
  • Создание и сохранение индивидуальных, часто используемых поисковых запросов с автоматическим формированием личных папок (списков) документов по критериям поискового запроса.
  • Вывод на печать списков документов или сохранение в форматах Word и Excel.

Автоматизированное рабочее место Руководителя (интернет и портальные технологии)

  • Рассчитано на руководителей различных уровней и включает специально разработанные функции для удобства работы руководителя через Интернет.
  • Обеспечивает быстрый доступ ко всем документам по рассматриваемому вопросу, их содержанию (электронным образам) в привязке к управленческому контенту.
  • Предоставляет возможность создания резолюций и поручений по документам, контроля исполнения поручений, информирования сотрудников, сбора мнений по обсуждаемым вопросам, согласования документов в рамках подразделений и рабочих групп.

Сервисные функции и администрирование

  • Настройка индивидуального рабочего стола.
  • Настройка личных списков (папок).
  • Настройка режимов рассылки уведомлений и напоминаний.
  • Регистрация пользователей в системе согласно организационно-штатной структуре.
  • Назначение пользователям прав доступа к функциям системы и документам (по ролям).
  • Ведение справочников и классификаторов (номенклатура дел, организации, тематические рубрики, типы документов и прочее).
  • Автоматическая журнализация всех действий пользователей.

Преимущества

  • Быстрота развертывания.
  • Понятный и удобный интерфейс.
  • Возможность администрирования силами заказчика.
  • Стабильность и надежность работы системы.
  • Возможность использования мобильных устройств.
  • Автоматическое формирование папок документов по вопросам деятельности (адрес, объект, проект и т.д.) и по переписке по вопросу.
  • Преднастроенная конфигурация в соответствии с российской спецификой ведения делопроизводства – многоуровневый контроль, регламентированная отчетность по исполнительской дисциплине, протокольное управление деятельностью, выполнение сотрудниками функций, не входящих в должностные обязанности.

Результаты внедрения

  • Учет в электронном виде всей поступающей корреспонденции.
  • Оперативный доступ к документам.
  • Автоматическое формирование справок, сводок для контроля исполнительской дисциплины.
  • Минимизация использования оригиналов документов.
  • Оперативное доведение документов (поручений и т.п.) до исполнителей.

Технические требования

 

Стоимость