IRM businessDoc | Управление документами и бизнес-процессами

 

IRM businessDoc предназначена для компаний, чья деятельность сопровождается большим объемом информации. Как правило, эта информация служит основой для управления, производства или устойчивых партнерских отношений.

  • Эффективна для производственных, строительных и проектных компаний; банков, финансовых и юридических учреждений; организаций и предприятий с хорошо организованными процессами обработки документов, носящими массовый характер и являющимися основой бизнеса.
  • Ориентирована на коллективную обработку данных с соблюдением определенной технологии работы с информацией (в том числе и в территориально-распределенной структуре).
  • Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации – от его создания или поступления до его отправки или уничтожения.
  • Включает возможности дополнительной настройки функциональности и дизайна новых процессов и форм автоматизированной обработки различных документов.

Система позволяет автоматизировать все бизнес-процессы, которые подразумевают обмен документами.  Одним из главных эффектов подобной автоматизации является повышение исполнительской дисциплины, т.к. ни одно действие сотрудника не проходит за пределами системы. В решение заложена возможность интеграции с внутренними (1C, ERP и др.) и внешними информационными системами.

Функциональность

Функциональные возможности входящих с состав IRM businessDoc подсистем позволяют автоматизировать полный жизненный цикл документа – с момента его создания или поступления в организацию до передачи в архив и последующего уничтожения.

Автоматизирует типовые задачи документооборота и делопроизводства в соответствии с порядком работы с документами, принятым в организации

 

Решаемые задачи:

  • Регистрация внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции;
  • Управление взаимосвязями документов, ведение папок документов;
  • Ручной и автоматический режимы рассылки документов;
  • Контроль исполнения поручений по документу, формирование аналитических отчетов по исполнительской дисциплине;
  • Многоаспектный (в том числе – полнотекстовый) поиск документов;
  • Ведение номенклатуры дел и управление правами на регистрацию и просмотр документов.
 

Предоставляет развитые средства управления бизнес-процессами организации и полную автоматизацию регламентов в части обработки документов

Решаемые задачи:

  • Сопровождение тендерных процедур и заключение договоров
  • Согласование заявок на закупку/поставку продуктов, товаров и услуг
  • Контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками с согласованием актов выполненных работ и планируемых платежей
  • Согласование организационно-распорядительных документов

Основные функции:

  • Последовательное и параллельное выполнение задач бизнес-процесса;
  • Поддержка произвольных циклических календарей рабочего времени со средствами расчета и контроля сроков исполнения задач бизнес-процессов;
  • Визуальный контроль выполнения бизнес-процесса;
  • Ведение истории исполнения бизнес-процесса с возможностью формирования промежуточных отчетов о ходе исполнения;
  • Формирование специализированных отчетов по группам задач процессов (лист согласования, обходной лист и др.).

Автоматизирует процессы формирования и ведения архива документов организации, как в бумажном, так и в электронном виде

Решаемые задачи:

  • Учет и ведение бумажных архивов организации, учет документального архивного фонда организации;
  • Электронная номенклатура дел, учет статей и сроков хранения;
  • Ведение архивных фондов, описей и дел, управление номенклатурой дел;
  • Автоматическое формирование дел постоянного и временного хранения, дел по личному составу;
  • Формирование актов о выделении дел к уничтожению;
  • Формирование сдаточных описей для передачи дел в архив;
  • Печать описей и актов по настраиваемым шаблонам.

Мобильный клиент и управление поручениями через  iPad

Для обеспечения мобильной работы с данными документационного обеспечения разработан специализированный интерфейс в формате iPad, позволяющий проводить подготовку к совещаниям в удаленном режиме, с использованием сопутствующих материалов при их проведении и рассмотрении поручений.

Интерфейс пользователя для мобильного клиента позволяет осуществлять:

  • Быстрый доступ к текущим и просроченным поручениям, а также к связанным с ними выполненным и находящимся в архиве поручениям
  • Просмотр карточки поручения с информацией об исполнителе, сроке исполнения и отчете об исполнении
  • Просмотр документов или их скан-копий, относящихся и прикрепленных к указанным поручениям
  • Получение информации по исполнительской дисциплине с данными статистики выполнения поручений по исполнителям

Ключевые особенности

  • Бесплатное (свободно распростаняемое ПО).
  • Мобильный клиент
  • WEB-клиент
  • Поддержка работы с ЭЦП
  • Мультиязычный интерфейс.

Технические требования