Сравнительно недавно при слове "архив" возникали устойчивые ассоциации с помещением, содержащим большое количество шкафов и полок, на которых плотными рядами теснятся толстые, массивные, пыльные папки. Деятельность любого предприятия подразумевает скопление документации различного характера. Рабочий процесс требует периодического обращения к созданным ранее документам. Цели могут быть разными:

• дополнить новыми сведениями уже имеющиеся базовые данные;
• произвести сопоставительный анализ аналогичных показателей за разные периоды;
• проследить движение документов, регламентирующих работу (договоров, нормативных актов) и пр.

Для эффективности управления делопроизводством предприятия важно, чтобы вся документация надежно сохранялась в четко структурированном виде, который бы позволил быстро отыскать необходимые документальные данные.

Централизованное электронное хранилище данных - способ обеспечить систематизированное хранение всей документации на длительный срок с возможностью оперативного поиска нужного в конкретный момент документа. Это полностью избавляет от потребности складирования гигантских массивов на бумажных носителях и существенно экономит время поиска. Внедрение комплексной системы электронного документооборота подразумевает организацию электронного архива как одну из функций СЭД. Однако система электронного архива может существовать и как полноценный самостоятельный продукт.

Чем выгодно внедрение программы автоматизированного электронного архива? Эта система способна оперативно выполнять целый ряд функциональных требований, которые ранее были возложены на сотрудников предприятия и осуществлялись при значительных временных затратах. Она позволяет:

1. Производить упорядоченную структуризацию всех хранимой документации. Система электронного архива формирует структурную иерархию всех имеющихся документов, разделив их по характерным признакам. Новые созданные документы будут автоматически попадать в конкретную папку архива на основании признака, определяющее место в общей документальной иерархии.
2. Выполнять быстрый поиск с использованием средств электронного архива (текст, атрибут, поисковый шаблон).
3. Организовывать разграниченный доступ к документации. Руководитель должен иметь доступ ко всем документальным данным, поскольку от этого зависит успешность управления всем делопроизводством. Для подчиненных сотрудников возможно организовать ограниченный доступ только к тем документам, которые касаются их непосредственных обязанностей. Это способствует безопасности хранения всех данных.
4. Обеспечивать взаимодействие со всеми компонентами системы, интеграцию со всеми средствами обработки сохраняемых документов, в том числе и с корпоративными приложениями.
5. Надежно сохранять масштабные объемы информации. Электронные архивы и базы данных могут содержать разноплановую информацию (деловая переписка, проекты предприятия, финансовые договора, технические характеристики, данные по кадрам, документы организационно-распределительного характера). Система электронного архива перед внедрением всегда проходит тестирование, доказывающее ее способность безупречно сохранять огромное количество разноформатных документов при постоянной рабочей нагрузке.

Наличие электронного хранилища данных дает предприятию неоспоримые преимущества для быстрой организации работы по обработке и сохранению всех информационных сведений. Руководитель получает возможность быстрого получения всех архивных данных, которые могут потребоваться для решения управленческих задач.