В девяностые годы прошлого века созрела необходимость автоматизации бухгалтерского учета. И тут же появились аппаратные и программные средства, которые с успехом решили эту задачу.

В наше время автоматизация на предприятиях различных отраслей является не только возможностью, но и необходимостью для тех организаций, которые хотят быть первыми в конкурентной борьбе и знают, как этого достичь. Внедрение системы электронного документооборота – это тот базис, на котором будет строиться вся автоматизация бизнес процессов предприятия, и от того, насколько этот базис будет компетентным, гибким, доступным необходимым изменениям и дополнениям, будет зависеть очень многое.

Когда необходимо внедрять систему электронного документооборота на предприятии

Правильный ответ – вчера. Если на предприятии еще нет СЭД, значит, Вы уже отстаете. Информационные потоки по значимости сравнимы с материальными, а в некоторых случаях и превосходят их по важности. Следовательно, информацию необходимо оперативно собирать, надежно хранить, анализировать по большому количеству аргументов и т. д. Эффективная работа при этом возможна, только когда документы представлены в электронном виде, то есть в СЭД.

Система электронного документооборота – как правильно выбрать

Не стоит основывать свой выбор только на рекламных презентациях фирм-разработчиков.

Выбор конкретной СЭД системы – дело очень ответственное. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сделать осознанный выбор:

1. Первый шаг – необходимо определить, какие задачи нужно автоматизировать в первую очередь.

2. Исходя из этого, изучите максимальное количество предложений разработчиков. Причем надо учитывать, что со временем придется добавлять новые модули с дополнительным функционалом. Ориентиром здесь может служить линейка продуктов IRM Doc – системы электронного документооборота.

3. Обратитесь к независимому специалисту, чтобы он проинспектировал выбранную Вами СЭД и выдал заключение об ее соответствии Вашим требованиям.

4. Перед покупкой установите СЭД в своей организации и протестируйте ее. Серьезные и ответственные организации, такие, например, как АО "НТЦ ИРМ", оказывают своим клиентам такую услугу.

Внедрение СЭД: определяем сроки и стоимость

Срок внедрения зависит от нескольких факторов:

1. Класс СЭД.

Согласитесь, что установить АРМ секретаря можно за одну неделю. Внедрение системы ERPс множеством АРМ, расположенных в разных концах предприятия может занять время до года.

2. Объем СЭД.

Чем больше количество серверов и АРМ, задействованных в электронном документообороте, тем больше времени потребуется на внедрение и отладку оборудования, а также на обучение персонала. Электронное хранилище документов, его установка, отладка и наполнение контентом, также внесет свою лепту в увеличение сроков внедрения.

3. Кастомизация (настройка) СЭД.

Чем гибче система (адаптация под требования заказчика производится настройкой программного обеспечения), тем меньше времени понадобится для внедрения системы.

Стоимость СЭД также зависит от ряда факторов:

1. Класс СЭД.
2. Объем функциональных возможностей СЭД.
3. Наличие технологических способностей системы.
4. Масштабности внедряемой СЭД.
5. Стоимости программного обеспечения.

СЭД одного класса имеют примерно одинаковую стоимость. Поэтому, если поступило предложение о приобретении СЭД, а цена у нее сильно отличается от аналогов в ту или иную сторону, лучше отказаться от такой системы.

Самый важный этап при установке СЭД – это ее внедрение. Не стоит экономить на этом шаге. Именно внедрение главным образом влияет на эффективность работы системы электронного документооборота. Некоторые фирмы делают скидку на этап внедрения, при условии, что в дальнейшем им поручат работы по техническому обслуживанию и сопровождению системы. Такой подход к клиентам практикует, в частности, АО "НТЦ ИРМ".