Самый главный этап в процессе автоматизации бизнес процессов при работе с документами – выбор системы, которая наиболее подходит данному предприятию. Электронный архив и документооборот чрезвычайно важные компоненты в хозяйственной деятельности любой организации. Вряд ли найдется производитель систем автоматизации, который скажет, что его продукция не обеспечит решения всех задач, указанных в техническом задании. Рынок есть рынок. И не всегда на нем действуют цивилизованными методами. Это надо принимать как должное в существующих условиях и стараться обезопасить себя от принятия неверного решения.

Для начала приведем классификацию систем электронного документооборота:

• управление документами;
• управление документооборотом (ДОУ);
• управление делопроизводством;
• управление потоками рабочих процессов (ERP);
• управление архивами.

Надо сразу предупредить, что создание электронного документооборота и процесс эффективной автоматизации базируется на двух платформах, каждая из которых решает свои задачи. Первая – это система, которая автоматизирует производственный документооборот (ERP системы). Вторая – система автоматизации управленческого документооборота (ДОУ системы). Только интеграция этих двух систем в единый базис позволит организовать на предприятии действительно четко работающую систему автоматизации электронного документооборота.

Но как определиться с выбором конкретной системы автоматизации СЭД?

Ниже приведены несколько советов от экспертов, которые помогут на первоначальном этапе избежать наиболее распространенных ошибок.

1. Сбор информации

Определите список задач, которые будет решать система автоматизации СЭД. Помните, что Яндекс знает все и обо всех! Соберите как можно больше информации в Интернете о производителях систем и об их продуктах.

2. Поиск консультантов

Даже если на предприятии есть специалисты, которые разбираются в автоматизации СЭД, найдите квалифицированного консультанта, а лучше двух-трех. Процесс автоматизации стоит немалых денег, и лучше перестраховаться при выборе, чем истратить эти деньги неэффективно.

3. На что обратить внимание при выборе системы

При выборе системы обращайте внимание на ее функционал. Она должна быть простой и удобной при настройке, масштабируемой (способной расширяться и включать дополнительные приложения без лишних затрат).

4. Особое внимание техническим аспектам системы

Программное обеспечение и аппаратные решения в системе автоматизации определяют ее возможности в плане эффективности работы и отказоустойчивости. Здесь также нелишним будет привлечение технического специалиста, чтобы он дал заключение о соответствии выбранной системы техническим требованиям.

5. Отладка и проверка системы автоматизации в рабочем режиме

Требуйте от производителя демо-версию или проверку работоспособности системы в тестовом режиме не кратковременно, а при довольно продолжительном периоде времени. Заодно протестируете и работу службы технической поддержки производителя.

6. Автоматизация СЭД – процесс постепенный

Не стремитесь устанавливать сразу многофункциональную и дорогую систему. Начинайте с малого. Установка и наладка системы автоматизации надо начинать с простых и понятных модулей. Такой подход убережет персонал предприятия от авралов и трудностей освоения системы. Далее, при условии, что автоматизированная система масштабируемая, весь процесс пойдет предсказуемо и в полном соответствии с утвержденным техническим заданием автоматизации СЭД.

В заключение, помните: главный в процессе автоматизации СЭД – Вы, потому что Вы платите производителю или установщику деньги. Вникайте во все тонкости, не стесняйтесь спрашивать и переспрашивать.