Бухгалтерский документооборот: основная составляющая
Первая основная составляющая документооборота в бухгалтерском учете – это собственно бухгалтерские документы. Забегая вперед, скажем, что вторая – это организационно-распорядительные документы, которые не являются бухгалтерскими, т. е. не отражают хозяйственные операции предприятия, однако прямо или косвенно используются в учете.
Документооборот в бухгалтерском учете по видам бухгалтерских документов подразделяется на три типа:
Наиболее важными в бухгалтерском документообороте являются первичные документы – товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и т. п. Ведь именно они фиксируют данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании. На основании первичных бухгалтерских документов делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. Их формы в основном унифицированы, однако в Положении об учетной политике предприятие вправе вносить изменения в некоторые типовые формы первичной документации.
Графиком документооборота в бухгалтерии устанавливается путь движения по подразделениям предприятия для каждого из первичных документов, а также сроки их нахождения в каждой из точек этого пути. В общих чертах документооборот для всех первичных документов схож:
Если предприятие небольшое и количество первичных документов, обрабатываемых бухгалтерией ежемесячно, не превышает нескольких десятков, можно было бы обойтись и без регистров учета. Однако даже на малых предприятиях они существенно упрощают работу бухгалтера, позволяя систематизировать, группировать информацию. Впоследствии такая организация бухгалтерского документооборота серьезно ускоряет составление отчетности всех видов и позволяет снизить количество ошибок и неточностей. Для крупных же организаций эффективный учет без регистров бухгалтерского учета невозможен.
Типовые формы учетных регистров устанавливаются и рекомендуются Минфином РФ. Также предприятие вправе применять в качестве бухгалтерских налоговые учетные регистры, такой метод закрепляется в учетной политике предприятия.
Документооборот в бухгалтерском учете в части регистров учета обычно несколько более сокращен, чем движение первичных документов. Так, большинство регистров учета при создании визируется, помимо руководителя, только работниками бухгалтерии. Также регистры практически не покидают бухгалтерию: создаются, проверяются и обрабатываются здесь же. Если предприятие содержит крупную бухгалтерскую службу, то в таком случае отдельные регистры учета могут передаваться из отдела в отдел внутри самой бухгалтерии, для визирования или внесения данных.
Но самым коротким в системе документооборота в бухгалтерии является путь отчетности. Чаще всего она составляется главным бухгалтером, отправляется на подпись руководителю, возвращается обратно, и, если это предусмотрено законодательством, по одному экземпляру отчетности направляется в государственные контролирующие органы. Здесь особенно важно соблюдение сроков графика документооборота, поскольку предоставление бухгалтерской отчетности в контролирующие органы с опозданием влечет наложение штрафов на предприятие.