Автоматизация делопроизводства и документооборота сегодня не является банальной данью моде. Это диктуемая потребностями современного бизнеса необходимость. Кроме того, переход на электронный документооборот все чаще требуется по закону.
Плюсы автоматизации
- Процесс автоматизации дает возможность ведения оперативного и объективного контроля всего документооборота.
- С помощью автоматизированной системы документооборота можно сделать прозрачной информационно-справочную работу и в любой момент получить информацию о стадии обработки документа.
- Одним из важнейших аспектов процесса автоматизации является возможность упорядоченного хранения электронных документов. Создавая автоматизированную систему, одновременно необходимо решать задачу гарантированной сохранности документов.
- Благодаря автоматизации документооборота появляется возможность настраивать систему, ориентируясь на требования определенного заказчика.
В результате внедрения СЭД:
- для поиска документа требуется несколько секунд или минут;
- не нужно ожидать поступления документов: все они доступны сотрудникам, имеющим право доступа к ним;
- согласование и утверждение документов становится прозрачным и осуществляется в реальном времени;
- передача документов между различными подразделениями осуществляется очень быстро;
- возможность удаленно работать с документацией по электронной почте или посредством Web-браузера позволяет продолжать работу предприятия даже при отсутствии ключевых сотрудников на рабочем месте.
Когда необходим электронный документооборот
При налаженной работе бизнеса без автоматизации документооборота и делопроизводства вряд ли кто-то захочет внедрять ее. Система электронного документооборота направлена на повышение эффективности бизнеса благодаря удобству работы с документами.
Сегодня использование электронной почты с его традиционным пользовательским интерфейсом с аккуратно разложенными по папкам письмами стало привычным. Система электронного документооборота позволяет аналогичным способом разместить все документы в специальные папки и значительно облегчает поиск, доступ и хранение всей документации. Но в большинстве случаев организации простого хранилища документов оказывается недостаточно. В таких случаях руководителю предприятия приходится позаботиться о внедрении системы, позволяющей автоматизировать процесс работы с документами и управление бизнесом. Принятие подобных мер необходимо, если:
- работа предприятия или организации связана с большим потоком документов (внутренних, входящих и исходящих), на рассмотрение которых уходит довольно много времени, что растягивает срок выполнения работы;
- руководителями разных уровней проводится большое количество совещаний, и их продолжительность постепенно увеличивается;
- руководитель не удовлетворен оперативностью принятия решений и строками их выполнения;
- невозможно найти виновных в задержке или некорректном исполнении приказов или это требует больших временных затрат;
- наблюдается рост количества форм отчетности;
- фиксируются случаи нарушения коммерческой тайны и утечки информации.
При игнорировании описанных и некоторых других ситуаций и попытках решать проблемы без автоматизации программных систем возникает ряд новых задач, что приводит к падению эффективности работы предприятия.
